Claves para iniciar la implantación de la norma ISO 45001

¿Todavía te estás planteando si debes o no implantar la ISO 45001 en tu empresa? No te pierdas este post en el que voy a compartir una serie de consejos que te ayudarán a perder el miedo a dar tus primeros pasos hacia esta nueva norma internacional, con independencia del sector de actividad al que se dedique la compañía.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que, aunque las prisas nunca son buenas consejeras, tampoco debemos dormirnos en los laureles. Todas aquellas empresas certificadas en OHSAS 18001 deben tener presente que dicha norma expirará en 2021.

Dicho esto, a continuación, enumeramos una serie de factores a tener en cuenta en el proceso de adopción de la nueva norma:

1. Recaba y asimila toda la información posible

Huye de las traducciones ‘caseras’ y asegúrate de contar con la traducción oficial de la norma. Es importante que nos pases por alto la lectura del apartado de "terminología", algo más extenso que el de la OHSAS, pero que te va a permitir obtener una mayor amplitud de conocimiento.

No tires la toalla a la primera de cambio cuando leas definiciones a las que no estés acostumbrado como ‘riesgo: efecto de la incertidumbre’. Debes apoyarte en el Anexo A y en las notas adjuntas para interpretarlo.

Habrá frases que te llamarán poderosamente la atención ya que en nuestro ordenamiento jurídico se aplican desde hace años. Sin embargo, al tratarse de una norma internacional, se hace referencia a las casuísticas de otros países, así por ejemplo podemos leer: "En muchos países, los requisitos legales y otros requisitos incluyen el requisito de que los equipos de protección personal (EPP) se proporcionen sin costo para los trabajadores"

Si más allá de lo dispuesto en la propia norma, necesitas ampliar información sobre la misma, puedes acudir a las entidades certificadoras nacionales e internacionales, las cuales ya están publicando guías para su aplicación.

Tampoco debes perder de vista algunas Directrices ISO que te van a permitir desarrollar alguno de los capítulos de tu sistema y que te encontrarás referenciadas en la norma, como la 19011, para auditorías; la 37500, para contratación externa; o la 31000, de gestión del riesgo.

2. Delega el diagnóstico inicial en un tercero

Es importante hacer un buen diagnóstico inicial de dónde está la compañía y hasta dónde se quiere llegar, teniendo siempre en cuenta la relevancia de la Seguridad y Salud para todos los trabajadores.

Independientemente de si en tu empresa se trabaja prescribiendo la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, o de si ya tenéis implantado un sistema OHSAS, es aconsejable que deleguéis en alguien imparcial, experto en ISO, ese análisis preliminar.

El diagnóstico deberá reflejar las carencias y soluciones necesarias para madurar y mejorar el sistema, además de un conjunto de acciones que permitan subsanar las deficiencias detectadas. Por eso, es importante que no trates de hacer tú mismo de juez y parte.

3. Organiza la documentación

El proceso de adopción de una nueva norma siempre será más sencillo si se parte de una buena organización de la documentación previa ya existente.

Por tanto, no está demás ir avanzando con la realización de una tabla de correspondencia donde se vincule toda la documentación de la que se dispone en la actualidad, alineándola con todos los requisitos de la ISO. De esta forma, se detectará rápidamente los huecos sin cubrir y que tendrás que "elaborar, implantar, mantener y mejorar continuamente" como dice la ISO 45001:2018.

Si tu empresa ya está certificada en ISO 9001:2015 y/o ISO 14001:2015, tienes algo de trabajo ya adelantado y es que hay aspectos como el Contexto de la Organización, Partes Interesadas, Riesgos y Oportunidades, Liderazgo, Gestión del Cambio, etc. sobre los que ya se habrá trabajado con anterioridad en calidad y/o medio ambiente y que podrás adaptar y personalizar al SGSST.

4. Planifica el calendario de acciones

Elabora un cronograma de actuación en el cual te marques las metas que te permitan ir estructurando y proponiendo fechas de finalización de requisitos de tu sistema por orden de prioridad. Esto se denomina Plan de Implementación, según la IAF.

5. Procesos e Información Documentada

Por último, sólo queda determinar aquellos requisitos de la norma que requieren Procesos e Información Documentada. Ya no vamos a hablar de procedimientos.

Pero no pienses que vas a tener que partir de cero y que la documentación que manejabas anteriormente ya no sirve, solamente que tendrás que adaptarla y, en muchos casos, incluso simplificarla.

Si quieres acreditar a tu empresa en la norma ISO, es una cuestión de dedicarle tiempo para hacerlo bien. Y recuerda la famosa frase de Antonio Machado: "caminante no hay camino, se hace camino al andar".